1. Verantwortlicher
KG Erfttrabanten Schönau e. V.
Stotzheimer Str. 5a
53881 Euskirchen
E-Mail: datenschutz@kg-schoenau.com
2. Bereitstellung der Website
Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource sowie Browser-/Geräteinformationen. Zweck sind Auslieferung, Stabilität, Fehleranalyse und Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Onlineangebot, soweit keine speziellere Rechtsgrundlage greift.
3. Kontakt
Wenn du uns per Kontaktformular oder E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Kontakt- und Inhaltsdaten zur Bearbeitung der Anfrage. Beim Formular werden Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, gewähltes Thema und Nachricht verarbeitet. Die Formulardaten werden im System verschlüsselt zwischengespeichert und über die vereinseigene E-Mail-Infrastruktur an die zentrale Vereinsadresse zugestellt. Zum Schutz vor Missbrauch werden ausschließlich pseudonymisierte Prüfschlüssel für Rate-Limits verwendet. Je nach Anlass erfolgt die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher bzw. mitgliedschaftsbezogener Maßnahmen oder auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Vereinskommunikation.
4. Online-Mitgliedsantrag und Mitgliederverwaltung
Wir verarbeiten die Angaben, die für Antrag, Entscheidung über die Aufnahme, Mitgliederverwaltung, Beitragszuordnung und Vereinskommunikation erforderlich sind. Bei minderjährigen Personen werden Angaben zur gesetzlichen Vertretung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist insbesondere die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses; gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten bleiben unberührt.
5. SEPA-Lastschrift
Wenn ein SEPA-Mandat erteilt wird, verarbeiten wir insbesondere Kontoinhaber, IBAN, BIC bzw. Bankstammdaten, Mandatsbezug und Beitragsinformationen zur Durchführung des Beitragseinzugs. Bankdaten werden im System verschlüsselt gespeichert und nicht zur Prüfung an einen externen IBAN-Dienst übermittelt. Eine produktive Lastschriftfunktion wird erst nach technischer und organisatorischer Freigabe aktiviert.
6. Freiwillige Medieneinwilligung
Eine Einwilligung für Bild-, Video- oder Audioaufnahmen ist freiwillig und vom Mitgliedsantrag getrennt. Sie kann für die Zukunft widerrufen werden. Ein Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der bis dahin auf Grundlage der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht. Im Einzelfall können für redaktionelle Vereinsberichterstattung zusätzlich andere gesetzliche Erlaubnistatbestände zu prüfen sein.
7. Vorverkauf und Zahlungen
Beim Vorverkauf werden die für Auswahl, Reservierung, Bestellung, Zahlungszuordnung und Kommunikation erforderlichen Daten verarbeitet. Bei einer Online-Zahlung werden die für die gewählte Zahlungsart erforderlichen Daten an den jeweiligen Zahlungsdienst übermittelt. Eingesetzt werden Stripe Payments Europe, Limited (Irland) sowie für bestimmte regulierte Zahlungsdienste Stripe Technology Europe, Limited (Irland), und PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg). Zahlungsanbieter können Daten im Rahmen der Zahlungsabwicklung teilweise in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung verarbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für Bestellung und Zahlungsabwicklung erforderlich ist; für erforderliche Sicherheits- und Missbrauchspräventionsmaßnahmen kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein.
8. Geschütztes Vereinsportal, Dokumente und Medien
Im Vereinsportal werden Anmelde-, Rollen-, Berechtigungs-, Sitzungs- und Sicherheitsdaten sowie die fachlich erforderlichen Vereinsdaten verarbeitet. Dokumente und Medien liegen außerhalb des öffentlichen Webroots in geschütztem Speicher bzw. einem privaten Objektspeicher. Sicherheitsrelevante Aktionen werden zur Nachvollziehbarkeit protokolliert.
9. Social Media
Von der Website gesetzte Links zu externen Social-Media-Angeboten führen zu den jeweiligen Plattformen. Für Beiträge, die aus dem internen Social Studio veröffentlicht werden, werden die freigegebenen Inhalte an die jeweils aktivierten Plattformanbieter übertragen. Anbieter, Übermittlungsumfang und etwaige Drittlandtransfers werden vor Produktivaktivierung der Schnittstellen konkret dokumentiert.
10. Cookies und Reichweitenmessung
Die öffentliche Website benötigt im aktuellen Kern keine Werbe- oder Reichweiten-Tracker. Technisch notwendige Sitzungsfunktionen des geschützten Portals dienen ausschließlich Anmeldung, Sicherheit und der angeforderten Funktion. Sollten später optionale Dienste hinzukommen, werden Einwilligungs- und Informationspflichten vor deren Aktivierung umgesetzt.
11. Empfänger und Auftragsverarbeitung
Für Hosting, Serverbetrieb, E-Mail und Objektspeicher wird STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, eingesetzt. Für Online-Zahlungen werden – abhängig von der gewählten Zahlungsart – Stripe Payments Europe, Limited bzw. Stripe Technology Europe, Limited (Irland) und PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg) eingesetzt. Für ausdrücklich freigegebene Veröffentlichungen auf Facebook oder Instagram können die dafür vorgesehenen Inhalte an Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, übermittelt werden. Die öffentliche Website lädt keine Facebook- oder Instagram-Feeds automatisch. Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, gelten die hierfür vorgesehenen Vereinbarungen und Anforderungen nach Art. 28 DSGVO. Soweit Anbieter Daten in eigener Verantwortung verarbeiten, gelten ergänzend deren Datenschutzhinweise. Soweit eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erforderlich ist, erfolgt sie nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
12. Speicherdauer
Daten werden nicht länger als für den jeweiligen Zweck erforderlich gespeichert. Die verschlüsselte technische Zwischenspeicherung einer Kontaktformular-Nachricht ist auf höchstens 30 Tage ausgelegt und wird anschließend automatisiert bereinigt, sofern kein Zustellvorgang mehr offen ist. Die daraus zugestellte Vereins-E-Mail kann für die Dauer der Bearbeitung und – soweit erforderlich – entsprechend gesetzlicher oder organisatorischer Nachweispflichten aufbewahrt werden. Im Übrigen sind insbesondere Dauer der Mitgliedschaft oder Vertragsbeziehung, offene Vorgänge, Nachweisinteressen sowie gesetzliche Aufbewahrungsfristen maßgeblich.
13. Rechte betroffener Personen
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht. Erteilte Einwilligungen können für die Zukunft widerrufen werden.
14. Beschwerderecht
Es besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für den Verein ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.